Podstawowe informacje

Administratorem danych osobowych, których zasady przetwarzania opisujemy w tym dokumencie, jest Fundacja DIGNUM  (dalej: FUNDACJA, my) z siedzibą w ul. Złota 7 lok. 28, 00-019 Warszawa, by się z nami skontaktować, należy wysłać wiadomość na adres e-mailowy: biuro@fundacja-dignum.org lub pocztą tradycyjną na adres siedziby.

W Polityce prywatności zbieramy najważniejsze informacje dotyczące zasad przetwarzania danych osobowych w naszej organizacji. Wskazujemy kluczowe grupy osób, których dane gromadzimy, oraz wyjaśniamy, w jakich celach to robimy, na jakiej podstawie prawnej, jak długo je przechowujemy. Informujemy również, jakie prawa przysługują osobom, których dane przetwarzamy.

Dokładamy starań, by wszystkie nasze działania związane z danymi osobowymi były zgodne z prawem oraz misją i wartościami, jakie reprezentuje Fundacja, a także by opierały się na szacunku dla prywatności i autonomii osób, których dane przetwarzamy.

Gdzie i w jaki sposób przetwarzamy dane

Większość danych przechowujemy w formie elektronicznej: przede wszystkim na wynajętym serwerze, a także – w ograniczonym zakresie – na komputerach biurowych, zewnętrznych dyskach oraz w telefonach. Przetwarzamy dane za pośrednictwem narzędzi informatycznych wykorzystywanych przez zespół i podmioty współpracujące z Fundacją (por. niżej): przede wszystkim systemu do zarządzania relacjami CRM (dalej: system CRM), poczty e-mail i chmury do przechowywania plików. Część danych przechowujemy w formie dokumentacji papierowej.

Komu powierzamy dane

Dane osobowe powierzamy do przetwarzania podmiotom, z którymi na stałe współpracujemy, a które odpowiadają za:

• obsługę informatyczną Fundacji,
• obsługę księgową Fundacji (dotyczy to danych osób wspierających nas darowiznami).
• Podmioty te działają na podstawie umów powierzenia i na równi z nami są zobowiązane do ochrony danych osobowych.

Ponadto w przypadku korzystania z komunikacji pocztą tradycyjną dane osobowe powierzamy do przetwarzania pośrednikom pocztowym (Poczcie Polskiej oraz innym firmom działającym na podstawie prawa pocztowego) na podstawie umów powierzenia i regulaminów usług.

W niektórych sytuacjach przekazujemy dane innym odbiorcom (np. współpracującym z nami przy organizacji szkolenia lub innego wydarzenia). W takich przypadkach zawsze o tym uprzednio informujemy, np. przy rejestracji.

Prawa osób, których dane przetwarzamy

Wszystkim osobom, których dane przetwarzamy, przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych, prawo uzyskania kopii danych, a także prawo żądania sprostowania oraz – w określonych przypadkach – usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania.

Osoby, których dane przetwarzamy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (np. w przypadku wysyłki podziękowań osobom wspierającym nas darowiznami, oraz adresatom informacji prasowych), mogą zgłosić sprzeciw, oświadczając, że nie życzą sobie, byśmy w ten sposób wykorzystywali ich dane.

Jeśli przetwarzamy dane w celu realizacji umowy polegającej na wysyłce wcześniej zamówionych materiałów (np. newsletter, listy mailingowe), w każdej chwili można z niej zrezygnować (por. niżej). Inne umowy (np. darowizny) można wypowiedzieć na zasadach określonych w prawie lub w samej umowie. Jeśli przetwarzamy dane na podstawie zgody, można ją w każdej chwili wycofać. W tych dwóch przypadkach (gdy przetwarzamy dane na podstawie umowy lub zgody) osoby, których dane przetwarzamy, mają też prawo żądania przeniesienia swoich danych.

Zależy nam na tym, aby realizowanie Twoich praw dotyczących przetwarzanych przez nas danych było jak najprostsze. Jednak jako administrator danych musimy mieć pewność, że nie udostępnimy Twoich danych osobom nieuprawnionym. Dlatego jeśli będziemy mieli wątpliwości co do tego, że osoba, która np. prosi o dostęp do danych lub żąda ich usunięcia, to rzeczywiście osoba, której dane przetwarzamy, możemy zwrócić się do niej z prośbą o dodatkowe informacje.

Jeśli uważasz, że Twoje prawa zostały naruszone, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Jednak jeśli zauważysz jakiś problem, poinformuj o nim również nas. Dokładamy starań, żeby jak najlepiej chronić Twoje prawa. Jeśli popełnimy błąd, będziemy chcieli go jak najszybciej naprawić.

Czyje dane przetwarzamy i na jakich zasadach

Dane użytkowniczek i użytkowników stron w domenie ………………..

Za pośrednictwem naszych stron internetowych zbieramy dane tylko w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne do zarządzania tymi stronami, zapewnienia sprawnego działania oferowanych w ich ramach funkcjonalności oraz analizowania skuteczności komunikacji.

Gromadzone dane nie są kojarzone z konkretnymi osobami przeglądającymi nasze strony. Każdy może korzystać z nich anonimowo – nie wymagamy rejestracji. Nie zabiegamy o identyfikację, chyba że jest to niezbędne ze względu na charakter podejmowanej czynności, czyli np. w przypadku przekazywania darowizny lub podpisywania apelu (por. niżej).

Informacje opublikowane na stronie oraz dane statystyczne przechowujemy do końca działalności Fundacji.

Opisane zasady dotyczą jedynie serwisu …………………….. Nie odpowiadamy za politykę prywatności innych stron internetowych, do których linki znajdują się na naszych stronach.

Dane subskrybentek i subskrybentów newslettera oraz list mailingowych

Przetwarzamy adresy e-mail subskrybentek i subskrybentów newslettera oraz list mailingowych w celu wysyłania zamówionych informacji odnoście poszczególnych akcji prowadzonych przez Fundację DIGNUM – jest to niezbędne do wykonania umowy (zobacz: Regulamin list mailingowych). Podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne do zamówienia mailingu.

W każdej chwili możesz zrezygnować z subskrypcji listy, klikając w link rezygnacji w stopce mailingu. Znajdziesz tam również link, dzięki któremu możesz całkowicie zrezygnować z otrzymywania od nas mailingów. Możesz również napisać do Fundacji na adres biuro@fundacja-dignum.org

Dane byłych subskrybentek i subskrybentów danej listy przetwarzamy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w celu zarządzania relacjami przez okres trwania Fundacji. Jeśli chcesz, żebyśmy wcześniej usunęli informację, że kiedykolwiek subskrybowałaś/-eś którąś z list, wyślij swój sprzeciw na adres: biuro@fundacja-dignum.org

Dane osób wspierających nas darowiznami

Możesz wspierać Fundację finansowo, przekazując darowizny przelewem na rachunek bankowy lub poprzez systemy płatnicze.

W przypadku darowizny przekazanej nam przelewem na rachunek bankowy przetwarzamy dane osobowe przekazane nam przez bank, czyli: imię i nazwisko, numer rachunku, kwotę darowizny, adres. Jest to niezbędne do wykonania umowy oraz wypełnienia ciążących na Fundacji obowiązków prawnych (np. na podstawie przepisów dotyczących rachunkowości).

Dodatkowe informacje podane w tytule przelewu (np. adres e-mail) przetwarzamy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w celu wysłania podziękowań za wsparcie. W tym samym celu wykorzystujemy również adresy z przelewów bankowych osób przekazujących nam darowizny. Raz/dwa razy w roku wysyłamy im podziękowania za wsparcie Fundacji,  podsumowanie, na co wydaliśmy otrzymane pieniądze, oraz egzemplarze naszych materiałów. Jeśli nie życzysz sobie takiej formy kontaktu z naszej strony, wyślij swój sprzeciw (np. o treści „Nie wysyłajcie mi pocztą podziękowań za wsparcie”) na adres: biuro@fundacja-dignum.org Możemy też kierować korespondencję na adres inny niż widniejący na przelewie lub kontaktować się z Tobą e-mailem – w takim przypadku również prosimy o kontakt lub wpisanie adresu e-mail w tytule przelewu.

W przypadku darowizny przekazanej za pośrednictwem systemu bankowego  prosimy o podanie imienia i nazwiska, by wiedzieć, z kim zawieramy umowę (np. by móc wystawić zaświadczenie, które pozwoli odliczyć darowiznę od podatku lub zwrócić omyłkowo wpłacone pieniądze), kwoty darowizny oraz adresu e-mail, który jest konieczny do technicznej obsługi płatności przez system CRM. Jest to niezbędne do realizacji umowy oraz wypełnienia ciążących na Fundacji obowiązków prawnych. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do przekazania darowizny. Adres e-mail służy nam również – na podstawie uzasadnionego interesu – do wysłania potwierdzenia wykonania przelewu i podziękowania za wsparcie. Jeśli nie życzysz sobie podziękowań, wyślij swój sprzeciw na adres: biuro@fundacja-dignum.org

Dane osób wspierających nas darowiznami przetwarzamy przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym w systemie CRM odnotowaliśmy ostatnią interakcję z daną osobą (np. otrzymaliśmy darowiznę, odnotowaliśmy rezygnację z newslettera lub udział w organizowanym przez nas wydarzeniu wymagającym rejestracji).

Dane osób przekazujących 1% podatku

Od urzędu skarbowego otrzymujemy dane osób, które przekazały nam 1% podatku i zaznaczyły w formularzu PIT zgodę na przekazanie nam swoich danych. Są to: imię i nazwisko podatniczki lub podatnika, adres, wysokość przekazanej kwoty podatku, dane współmałżonka/-ki – w przypadku wspólnego rozliczania podatku – oraz ewentualne dodatkowe informacje zamieszczone w rubryce formularza PIT dotyczącej 1%. Dane przetwarzamy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w celu podziękowania za wsparcie. Na adresy przekazane nam przez urzędy skarbowe raz w roku wysyłamy list z podziękowaniem, podsumowanie, na co wydaliśmy otrzymane pieniądze, oraz egzemplarze naszych materiałów. Jeśli nie życzysz sobie, żebyśmy przetwarzali Twoje dane w tym celu, nie zgadzaj się na przekazywanie nam ich przy okazji kolejnego rozliczenia podatku. Jeśli już je przekazałeś/-aś, ale zmieniłeś/-aś zdanie, wyślij swój sprzeciw na adres: biuro@fundacja-dignum.org

Dane osób wspierających nas 1% podatku przetwarzamy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w celu zarządzania relacjami przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym w naszej bazie odnotowaliśmy ostatnią interakcję z daną osobą (np. otrzymaliśmy darowiznę, odnotowaliśmy rezygnację z newslettera lub udział w organizowanym przez nas wydarzeniu wymagającym rejestracji).

Dane osób wypełniających ankiety

Lubimy zasięgać opinii od ludzi, dla których działamy. Dlatego sporadycznie, korzystając z systemu CRM, publikujemy ankiety, np. pytając o to, jak postrzegane są sytuacje społeczne czy problemy leżące w obszarze działań statutowych Fundacji. Takie ankiety nie zbierają żadnych dodatkowych danych (w tym np. adresów IP).

Prosimy o niepodawanie danych osobowych w ankietach. Jeśli jednak zdecydujesz się je podać, będziemy je przetwarzać na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w celach archiwizacyjnych, do końca działalności Fundacji. Jeśli chcesz, żebyśmy usunęli je wcześniej, wyślij swój sprzeciw na adres: biuro@fundacja-dignum.org

Dane uczestniczek i uczestników wydarzeń publicznych

W przypadku organizowania otwartych wydarzeń publicznych nie prosimy o podawanie danych osobowych. W przypadku wydarzeń wymagających rejestracji co do zasady prosimy o podanie: imienia i nazwiska bądź pseudonimu, adresu e-mail, numeru telefonu, chyba że charakter wydarzenia (np. szkolenia) będzie wymagał zebrania innych informacji. W takim przypadku podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne do zarejestrowania się na wydarzenie. Dane te przetwarzamy w celu organizacji wydarzenia – jest to niezbędne do wykonania umowy.

Po zakończeniu wydarzenia dane przetwarzamy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w celu zarządzania relacjami. Dane osób zakwalifikowanych na wydarzenia wymagające rejestracji przetwarzamy przez 2 lata od końca roku kalendarzowego, w którym w systemie CRM odnotowaliśmy ostatnią interakcję z daną osobą (np. otrzymaliśmy darowiznę, odnotowaliśmy rezygnację z newslettera lub udział w organizowanym przez nas wydarzeniu). Dane pozostałych osób usuwamy niezwłocznie po zakończeniu wydarzenia, jednak nie później niż 6 miesięcy po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym się ono odbyło. Jeśli chcesz, żebyśmy usunęli je wcześniej, wyślij swój sprzeciw na adres: biuro@fundacja-dignum.org W przypadku wydarzeń organizowanych ze środków grantodawców wymagających od nas przechowywania dokumentacji przez dłuższy okres, odpowiednią informację udostępnimy przy zapisie na wydarzenie.

Przy okazji organizacji niektórych wydarzeń pytamy dodatkowo o zgodę na informowanie o innych inicjatywach o podobnym charakterze. Osoba, która ją wyraziła, może ją w każdej chwili wycofać, ma też prawo żądania przeniesienia swoich danych. Jeśli tego nie zrobi, będziemy jej dane przechowywać do końca działalności Fundacji.

Dane ludzi mediów

Przetwarzamy dane ludzi mediów (dziennikarek, dziennikarzy, wydawczyń, wydawców itd.) pozyskane bezpośrednio od nich, od redakcji lub z Internetu. Zakres przetwarzanych danych może obejmować: imię i nazwisko, płeć, adres e-mail, numer telefonu, afiliację (w tym poprzednie), adres redakcji, historię interakcji i publikacji. Dane te przetwarzamy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w celu informowania o działaniach podejmowanych przez Fundację  oraz zarządzania relacjami.

Dane przetwarzamy do końca działalności Fundacji. Jeśli nie chcesz otrzymywać od nas informacji prasowych, możesz zgłosić sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych. W takim przypadku oraz w razie dodatkowych pytań prosimy o wysłanie wiadomości na adres: biuro@fundacja-dignum.org

Jeśli chcesz otrzymywać informacje prasowe Fundacji oraz zaproszenia na spotkania dla mediów, napisz do nas na adres: biuro@fundacja-dignum.org Podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne do otrzymywania mailingu.

Dane osób korzystających z kanałów komunikacji niepublicznej

Dane osób, z którymi kontaktujemy się za pośrednictwem poczty elektronicznej (adresy w domenie ………………………………), telefonicznie, za pośrednictwem SMS-ów  czy listownie, przetwarzamy na podstawie uzasadnionego interesu, w celu obsługi korespondencji, w celach wynikających z treści komunikacji lub w celu nawiązania kontaktu w przyszłości. Dane te mogą obejmować imię i nazwisko, adres, adres e-mail, numer telefonu oraz ewentualne inne informacje zawarte w treści wiadomości. Podanie tych danych jest dobrowolne. Dane przetwarzamy w celach archiwizacyjnych oraz w celu zarządzania relacjami do końca działalności Fundacji, z wyjątkiem danych o wrażliwym charakterze (np. informacji pochodzących od sygnalistów), które usuwamy lub anonimizujemy niezwłocznie po zamknięciu danej sprawy.

Zachęcamy do przesyłania nam ciekawych informacji. Pisząc lub dzwoniąc do nas, staraj się nie podawać zbędnych danych. Jeśli będziemy potrzebowali dodatkowych informacji, poprosimy o nie. Zastrzegamy sobie możliwość upublicznienia (np. poprzez umieszczenie na stronie internetowej) przesłanych nam informacji związanych z tematyką, którą zajmuje się Fundacja, ale bez ujawniania danych osobowych.

Dane osób komunikujących się z Fundacją przez portale społecznościowe

Facebook i Twitter są administratorami danych osobowych swoich użytkowników i przetwarzają je na podstawie własnych regulaminów. Kiedy wchodzisz w interakcję z nami poprzez Facebooka lub Twittera (polubienie/obserwowanie strony, reakcje na posty, udostępnienia/retweety, komentarze, wiadomości prywatne), administratorem Twoich danych osobowych staje się oprócz Facebooka czy Twittera także Fundacja. Dane, takie jak imię i nazwisko/nick, wizerunek, profil publiczny oraz inne informacje przekazane w wiadomościach lub komentarzach, przetwarzamy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, w celu odpowiedzi na komentarze i wiadomości, utrzymywanie relacji z osobami wchodzącymi z nami w interakcje, a także w celu analizy skuteczności komunikacji.

Twoich interakcji z nami na Facebooku co do zasady nie łączymy z informacjami, które przekażesz nam w inny sposób (np. e-mailem), chyba że coś innego wynika z okoliczności (np. napisałaś/-eś do nas wiadomość prywatną na Facebooku, w której podałaś/-eś adres e-mail z prośbą o kontakt). Nikomu nie przekazujemy Twoich danych osobowych. Miej jednak na uwadze, że do wszystkich informacji o Tobie ma dostęp odpowiednio Facebook lub Twitter jako administratorzy portali.

Jeśli chcesz, żeby Twoje dane były przetwarzane zgodnie z naszą Polityką prywatności (por. Dane osób kontaktujących się z nami e-mailem, telefonicznie lub listownie), zachęcamy do kontaktowania się z nami za pośrednictwem innych kanałów niż portale społecznościowe. Jeśli piszesz do nas np. e-mail, mamy kontrolę nad tym, co stanie się z tą informacją i kto ją przeczyta. Możesz ją też zaszyfrować.